Online-Events planen: So geht’s

Große Messen sind abgesagt und Vor-Ort-Konferenzen können nicht stattfinden. Virtuelle Lösungen müssen her. Und das nicht nur kurzfristig: Experten gehen davon aus, dass auch zukünftig vermehrt digitale Events stattfinden werden. Das Eventmarketing muss umdenken und sich der neuen Herausforderung stellen. 

Doch worin unterscheidet sich die Organisation eines Online-Events vom klassischen Event? Was ist zu beachten?

Die Vor- und Nachteile von Online-Events

Auch wenn derzeit keine Messen und Veranstaltungen stattfinden können und zukünftig das Angebot an virtuellen Events wachsen wird, werden Präsenzveranstaltungen nicht gänzlich von der Bildfläche verschwinden. Dennoch ist die Digitalisierung bereits seit Jahren auch in der Eventbranche auf dem Vormarsch und viele haben durch die schnelle „Zwangsdigitalisierung“ durch die Corona-Krise Geschmack an virtuelle Veranstaltungen gefunden. Doch welche Vor- und Nachteile bieten beide Formate?

Vorteile von virtuellen Events

• Ein virtuelles Even ist budgetfreundlich, denn es fallen im Vergleich zu klassischen Events keine Kosten für Anreise, Übernachtung, Bewirtung, Standmiete, Druck und Transport von Utensilien und Exponaten oder Messebau an. Und das nicht nur für die Aussteller und Organisatoren, sondern auch für die Teilnehmer.
• Außerdem können personelle Ressourcen eingespart werden, denn es braucht kein Auf- und Abbau-Team für Stand & Co, Teilnehmer müssen nicht manuell begrüßt und registriert werden und auch sonst ist weniger Vertriebs- und Verwaltungspersonal nötig. Wer Kosten spart, kann diese Ersparnis auch durch reduzierte Preise an die Teilnehmer weitergeben.
• Auch können mehrere Referenten aus verschiedenen Orten bequem und ohne Anfahrt und Aufwand eingesetzt werden.
• Die entfallende Anreise und räumliche Unabhängigkeit kann auch dafür sorgen, dass Sie eine breitere Zielgruppe ansprechen können, die sich problemlos auch aus anderen Orten, Regionen oder Ländern zuschalten kann.
• Egal ob Unwetter, Stau oder Ausgangssperren: Sofern das Internet nicht ausfällt, steht keine Störung der Durchführung Ihres Events entgegen.
• Sofern das System (bspw. Aufgrund des gebuchten Paketes) die Teilnehmerzahl nicht begrenzt, können flexibel auch große Zuschauermengen gehändelt werden.

Nachteile von virtuellen Veranstaltungen

• Nicht alle Branchen und Themen lassen sich problemlos virtualisieren. Auch wenn Produkte und Exponate auch per Video übertragen werden können, so fehlt doch die Möglichkeit die Objekte anzufassen, sie zu riechen, zu schmecken und zu testen. Wir können virtuell aktuell nur sehen und hören, nicht aber tasten, schmecken, riechen oder Temperaturen wahrnehmen.
• Natürlich gibt es die Möglichkeit, sich über Event-Apps, Foren und technische Features auch virtuell zu vernetzen und auszutauschen. Allerdings können Sympathie und Vertrauen über einen persönlichen Kontakt einfach besser transportiert werden als über digitale Wege. Viele Menschen bevorzugen den Augenkontakt und die direkte Reaktion auf ein Gegenüber während eines Gespräches.
• Nicht jede Zielgruppe ist digital-affin. Und die Zielgruppe sollte stets Ihren Kanal bestimmen.
• Den ganzen Tag an einem virtuellen Event teilzunehmen ist anstrengend. Bestehende Ganztages-Veranstaltungskonzepte müssen umgedacht, in „kleine Wissenshappen“ heruntergebrochen und auf das Online-Format angepasst werden.

Was ist bei Online-Events insbesondere zu beachten?

Die Technik muss stimmen! Nichts ist fataler, als technische Probleme und Pannen während der Veranstaltung

Achten Sie deshalb darauf, Verbindung, Tools und Systeme vorab zu testen und beziehen Sie auch unbedingt die IT-Abteilung mit ein, um alle technischen und infrastrukturellen Themen hier vorab abzuklären.

Schulen Sie die Referenten zudem im Vorfeld und testen auch hier, ob alle Einstellungen richtig konfiguriert sind, Beleuchtung, Kamerabild und Ton stimmen und alles so funktioniert, wie es sollte. Eventuell lohnt sich auch ein Blick auf die Hintergründe der Referenten – der Kamerafokus auf einen schmutzigen Wäscheberg im Homeoffice ist sicher ungünstig.

Prüfen Sie, ob das Onlinekonferenz-Tool Ihren Anforderungen entspricht und bestimmte, benötigte Funktionen bietet und auch die Teilnehmeranzahl zulässt, die Sie einplanen. Stellen Sie sich für den Veranstaltungszeitraum technisches Personal an die Seite, welches bei Probleme sofort reagieren kann.

Tipp: XING hat eine Übersicht verschiedene Tools für virtuelle Events, Konferenzen und Messen zusammengestellt.

Was unterscheidet die Planung eines Online-Events von der einer Präsenzveranstaltung?

Grundlegend ist der Vorbereitungs- und Planungsprozess von virtuellen und physischen Veranstaltungen natürlich identisch. Allein die organisatorischen Details unterscheiden sich. Beispielsweise entfällt die Buchung von Hotelübernachtungen für Standpersonal und Referenten oder der Bau eines Messestandes. Allerdings sind bei einem Online-Events Dinge zu bedenken, wie beispielsweise, welche Technik für die Aufnahme und Übertragung der Präsentation benötigt werden, ob sich die Referenten mit der Nutzung auskennen oder wie bestimmte Inhalte vermittelt werden können, wenn nur der Online-Kanal zur Verfügung steht.

Checkliste für Ihre Online-Event-Organisation

An alles gedacht? Nachfolgende Checkliste soll bei der erfolgreichen Planung und Vorbereitung unterstützen:

Konzipieren

• Anlass und Veranstaltungsziele definieren
• Zielgruppen und grobe Teilnehmerzahl bestimmen
• Budget festlegen
• Verantwortlichkeiten und Mitwirkende einteilen und informieren
• „Aufhänger“, Agenda, Inhalte und Programmablauf skizzieren
• Entscheidung zu Formaten (Workshop? Seminar? Konferenz? etc.) und Interaktionselementen
• Auswahl von Referenten und ggf. Moderatoren
• Entscheidung zu Tools und Technik
• Datum, Uhrzeit und Länge festlegen (inkl. interner Kommunikation des Termins)

Einladen

• Gästeliste erstellen
• Bei Agenturunterstützung: Briefing anfertigen und Dienstleister auswählen
• Einladungsentwurf (textlich und gestalterisch)
• Produktion (digital und/oder als Printerzeugnis)
• Einladungsversandt (als E-Mail oder postalisch)
• Telefonie
• Persönliche Einladung
• Ticketing und Teilnehmer-Registrierung
• Reminder und Nachfass-Mailings

Bewerben

• Ankündigung über bestehende Kommunikationsmittel (bspw. Website, Newsletter, Social Networks, Signatur, …)
• Anzeigen schalten (z. B. Google Ads oder Printwerbung)
• Verteilung durch Multiplikatoren, Partner, Mitarbeiter oder Influencer

Einschwören

• Information an Mitwirkende
• Team-Briefing
• Bereitstellung von Präsentationstemplates im entsprechenden Design
• Interne Kommunikation

Üben

• Technikprobe
• Schulung der Referenten und Technik-Test (Bild, Ton, Verbindung, Einstellungen, etc.)
• Tipps für Referenten (z. B. Handy lautlos stellen, um Störungen zu vermeiden)
• Outfit-Check (bspw. sind große Muster im Video eher anstrengend)
• Generalprobe für Präsentationen
• Abstimmung zwischen Moderatoren und Speakern

Vorbereiten

• Einrichten des virtuellen Veranstaltungsraumes (Logo einfügen, ggf. Farben anpassen)
• Einrichten erforderlicher Interaktionselemente, Funktionen oder Module (je nach Software)
• Einspielen einer Startfolie
• Ggf. bereits hochladen von Präsentationen, Dokumenten und Materialien

Einchecken

• Teilnehmerregistrierung
• Versandt von Zugangsdaten und Informationen zur Einwahl und Teilnahme
• Bereitstellen eines (technisch versierten) Ansprechpartners für technische Fragen und Probleme der Teilnehmer

Präsentieren

• Technikpersonal bereitstellen, dass bei Problemen sofort agieren kann
• Startfolie/Begrüßungsfolie aktivieren
• Meeting-Regeln formulieren und zu Beginn klar kommunizieren
• Präsentieren / Moderieren / Interagieren / Teilnehmerfragen aufnehmen & beantworten

Verkaufen

• Sinnvoll Aktionen / Linkverweise integrieren
• Werbebroschüren und Infomaterial bereitstellen und ggf. versenden

Nachbereiten

• Versand von Aufzeichnungen, Präsentationen und Infomaterialien
• Follow-up konkreter Anfragen und Leads, Terminvereinbarungen
• Feedback der Teilnehmer einholen
• Feedback der Präsentierenden / Moderatoren / Mitwirkenden erfragen

Auswerten

• Budget-Check
• Manöverkritik im Team
• Feedback-Auswertung der Teilnehmer und Mitwirkenden
• Prüfung der Zielerreichung und Wirkungskontrolle

Ein paar Tipps zum Schluss

Ein klassisches Veranstaltungskonzept lässt sich i.d.R. nicht einfach so virtualisieren. Versuchen Sie also nicht bestehende Formate „einfach mal so digital durchzuführen“, sondern entwickeln auf das Onlinemedium angepasste Konzepte.

Teilnehmer leiten – Nicht jeder Besucher Ihres digitalen Events ist damit vertraut. Erklären Sie also genau, wie eine Einwahl in den virtuellen Konferenzraum erfolgt, was der Teilnehmende beachten muss und wie die Technik funktioniert. Integrieren Sie eine Startfolie, die anzeigt, wann die Session startet und welche Inhalte den Zuschauer erwarten.

Länge und Pausen – Vor dem Bildschirm sinkt die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden viel schneller als bei einer Präsenzveranstaltung. Es gilt also: kürzere Sessions und längere Pausen einplanen.

Ton und Bild – Wir haben es bereits benannt: Einem Redner zuzuhören, dessen Ton abgehackt übertragen wird oder dessen Bild hängt, strengt an und strahlt nicht unbedingt Professionalität aus.

Interaktion geht auch Digital – Auch Online-Veranstaltungen können (uns sollten) interaktiv sein. Binden Sie die Teilnehmer durch Chat, Umfragen und interaktive Elemente in das Geschehen ein und aktivieren Ihn.

Nun sind Sie an der Reihe. Probieren Sie aus, was funktioniert. Seien Sie kreativ und nutzen die Erkenntnisse aus durchgeführten Online-Events, um besser zu werden und Ihr Angebot stärker an den Wünschen der Zielgruppe und den Möglichkeiten der digitalen Welt auszurichten.

 

Tipp: Hier gibt es eine Checkliste zur Planung von „klassischen“ Events