Firmenumzug – Checkliste für das Marketing

Ein Firmenumzug ist zumeist eine Herausforderung. Renovieren, Möbel rücken, Umzugskartons packen, Behörden und Kunden informieren, Nachsendeauftrag stellen, Wiedereinrichten der IT… . Es gibt viel zu tun, wenn neue Firmenräume bezogen werden.
Auch die Marketingabteilung muss sorgfältig planen, denn viele Aufgaben rund um den Umzug, liegen auch hier. Welche Aufgaben das sind, haben wir in der nachfolgenden Checkliste zusammengetragen.

Checkliste: Umzugs-ToDo´s im Marketing

 

Allgemeine Organisation

Bestimmen Sie einen Verantwortlichen aus Ihrem Team, der sich eng mit dem zentralen Umzugs-Projektleiter abstimmt. Die verantwortliche Person ist Ansprechpartner für das Team, wenn es um Fragen geht wie: woher Umzugskartons bezogen werden, wann welcher Arbeitsplatz geräumt sein muss und beispielsweise auch, wann EDV und Telefon nicht verfügbar sind. Er gibt außerdem wichtige Informationen aus dem Marketingteam an den Umzugs-Projektleiter weiter, wie beispielsweise Möbelstellpläne für das neue Büro.

Kommunizieren Sie den Umzugstermin rechtzeitig abteilungsintern, damit sich alle darauf einstellen können und bedenken Sie den Umzug auch bei der Urlaubsplanung. Denn ein Firmenumzug bedeutet für die Marketingabteilung nicht nur „Kisten packen“, sondern auch längerfristige Vorbereitungs- und Kommunikationsarbeit für das Team.

Erstellen Sie einen eigenen Projektplan für Ihre Aktivitäten. Sowohl für die externe Kommunikation als auch für die abteilungsinternen Arbeiten, die der Umzug mit sich bringt.

Haben Sie an alles gedacht? Z. B

• Verantwortlichen bestimmen und mit allen nötigen Kompetenzen versehen
• Projektplan / Maßnahmenplan erstellen
• Wichtige Termine im Team blocken / kommunizieren
• Personalplanung erstellen
• etc.

Beschilderung des neuen Gebäudes

Kunden und Geschäftspartner sollen Sie auch im neuen Firmensitz leicht finden. Sorgen Sie also für eine gute Beschilderung und weisen damit Ihren Kunden den Weg zu Ihrem Büro oder Firmengelände. Geben Sie die Produktion der Schilder rechtzeitig in Auftrag, denn die Erstellung und der Druck nehmen einige Zeit in Anspruch.

Haben Sie an alles gedacht? Z. B.

• Außenwerbung / Leuchtkästen
• Firmenschild
• Tür- und Klingelschilder
• Wegweiser, z. B. im Eingangsbereich, im Fahrstuhl oder auf dem Parkplatz
• Weiteres, wie z. B. Fensterfolie mit Firmenlogo
• etc.

Online-Einträge

Die Unternehmensadresse ist gerade online an vielen Orten hinterlegt und muss bei einem Umzug entsprechend geändert werden. Denken Sie nicht nur an die Kontaktinformationen auf der eigenen Website, sondern auch an Online-Branchenverzeichnisse oder Ihre Präsenz in Facebook, Xing & Co.

Haben Sie an alles gedacht? Z. B.

• Kontakt und Impressum auf der Website/im Shop
• Kontakt und Impressum in Social-Media-Kanälen
• Kontaktinformationen der eigenen Belegschaft in LinkedIn, XING & Co.
• Presse- und Onlineportale
• Branchenverzeichnisse und Telefonbücher
• etc.

Tipp: Legen Sie eine Datenbank aller Online-Eintragungen an. Ändern sich Adressdaten oder Unternehmensinformationen, können diese schnell überall geändert werden.

Geschäftsausstattung

Bedenken Sie auch hier, dass die Gestaltung und der Druck von Visitenkarten, Geschäftspapier & Co. einige Zeit in Anspruch nimmt. Vergeben Sie also frühzeitig den Auftrag an Grafiker und Druckerei, damit die aktualisierte Geschäftsausstattung rechtzeitig zur Verfügung steht.

Haben Sie an alles gedacht? Z. B.

• Briefpapier
• Word-, Powerpoint und Excel-Vorlagen
• Visitenkarten
• Notizblöcke
• Stempel
• E-Mail Signatur
• Textbausteine in der Warenwirtschaft
• Anrufbeantworter-Sprüche / Abwesenheitsnotizen
• Sonstige Drucksachen und Vorlagen wie Memo-Bögen oder Faxvorlagen
• etc.

Firmenunterlagen, Publikationen und Marketingmaterial

Oft finden sich auch Kontaktdaten, wie beispielsweise die Telefonnummer, auf Werbemitteln. Prüfen Sie, welche Materialien neugestaltet werden müssen.

Haben Sie an alles gedacht? Z. B.

• Firmenprofil
• Broschüren, Flyer, Kataloge
• Angebotsvorlagen und -Mappen
• PowerPoint-Vorlagen und Präsentationen
• Give-Aways mit Aufdruck der Kontaktdaten
• Verpackungen
• Inserate und Anzeigen
• Sonstiges, wie z. B. Roll-up´s mit aufgedruckter Telefonnummer

Kundenkommunikation

Selbstverständlich müssen die Kunden, aber auch Partner wie z. B. Agenturen, rechtzeitig über den Standortwechsel und die neuen Kontaktdaten informiert werden.

Belassen Sie die Information über Ihre neuen Kontaktdaten auch nach dem Umzugstag noch einige Zeit als Information auf Ihrer Website, im E-Mail-Abbinder oder auf Kundenbriefen.

Nutzen Sie den Umzug auch gleich als Kommunikationsaufhänger und Informieren Presse, neue Nachbarn und Kunden und machen damit auf Ihr Unternehmen aufmerksam. Verbinden Sie den Umzug eventuell mit Aktionsangeboten, um die Verkäufe anzukurbeln.

Haben Sie an alles gedacht? Z. B.

• Kundeninformation per E-Mail und/oder Brief
• Hinweis in der E-Mail Signatur oder auf der Website
• Bestehende Kommunikationskanäle nutzen, wie Newsletter oder Mailings
• Pressemitteilung verfassen
• Einzugsfeier oder Tag der offenen Tür veranstalten
• etc.

Interne Kommunikation

Oft ist die Marketingabteilung auch für die interne Kommunikation im Unternehmen zuständig. Auch hier fallen einige Arbeiten an, denn die Belegschaft – ggf. auch die Mitarbeiter in ausländischen Niederlassungen oder Zweigstellen – müssen über den Umzug informiert werden. Eventuell sind auch interne Kontaktdaten im Intranet hinterlegt, die nun geändert werden müssen.

Haben Sie an alles gedacht? Z. B.

• Adressänderung in internen Kontaktdatenbanken
• Information interner Einheiten und Niederlassungen
• Allgemeine Information der Belegschaft
• Information über die Verfügbarkeit aktualisierter Geschäftsausstattung, Vorlagen und Materialien

Tipp: Stimmen Sie sich eng mit dem zentralen Umzugs-Projektleiter ab und entwickeln einen Plan, wie die Belegschaft informiert werden soll. Denn ein Umzug ist ein sensibles Thema. Eventuell entstehen für die Mitarbeiter längere Anfahrtswege oder sonstige Veränderungen.

Abteilungsintern

Ein Umzug ist eine tolle Gelegenheit, um auszumisten! Nutzen Sie das Umzugsprojekt auch gleich, um „klar Schiff“ zu machen oder vielleicht auch, um neue Abläufe und Systeme zu etablieren.
Nutzen Sie die Gelegenheit außerdem und reinigen die leergeräumten Möbel.

Haben Sie an alles gedacht? Z. B.

• Welche Dokumente / Materialien sollen nicht umgezogen werden? Wer vernichtet Akten?
• Gibt es ggf. Änderungswünsche bei der Raumverteilung oder Sitzordnung?
• Sollen neue Einrichtungsgegenstände bestellt werden?
• etc.

Tipp: Erstellen Sie vorab eine Inventarliste. Diese verschafft nicht nur eine Übersicht über den aktuellen Bestand an Werbematerial und hilft nicht nur bei der späteren Raum- und Platzplanung, sondern liefert auch eine Übersicht an Dingen, die ggf. entsorgt werden können.

Sonstiges

Sind Ihre Firmenräume repräsentativ? Wunderbar! Dann organisieren Sie einen Fotografen, der die neuen Räumlichkeiten oder das neue Firmengebäude professionell in Szene setzet. Die Fotos können für die Social Media Kommunikation, den Webauftritt, die Pressearbeit oder das Recruiting genutzt werden.

Fazit: Planung ist das A und O

Um einen Firmenumzug möglichst reibungslos über die Bühne zu bringen, ist eine gute und frühzeitige Planung das A und O. Erstellen Sie rechtzeitig eine Liste mit allen Materialien, Drucksachen und Dingen, auf denen Ihre Firmenadresse und Kontaktdaten zu finden sind.
Nutzen Sie den Umzug auch gleich als thematischen Aufhänger für Ihre Kommunikation und planen eine umfassende, medienübergreifende Informationskampagne.

 

Welche Tipps haben Sie?

Welche weiteren Punkte sollten auf der Umzugs-Checkliste für das Marketing stehen? Sagen Sie´s per Kommentar!

 

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