Marketing Meetings strukturiert vorbereiten

Meetings sind ein notwendiges Übel. Je größer ein Unternehmen oder eine Abteilung, je Komplexer die Aufgabenfelder und vernetzter die Aktionen, desto wichtiger sind interdisziplinäre Zusammenarbeit und gute Abstimmungsprozesse.
Insbesondere das Marketing agiert abteilungsübergreifend und muss sich regelmäßig abstimmen. Damit diese Meetings aber nicht zum sinnlosen Zeitfresser werden, ist eine gute Vorbereitung essentiell. Was bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Marketing-Meetings zu beachten ist, klärt dieser Beitrag.

Welche Meetings stehen im Marketing überhaupt an?

Gründe und Gremien für Abstimmungen im Marketing sind vielfältig. Als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Markt, hält das Marketing einerseits diverse Insights bereit, die mit der Organisation geteilt werden müssen und andererseits benötigt das Marketing Informationen über Produkte, Kundenrückmeldungen, Kundenverhalten und Aktionen anderer Bereiche, um diese in die Arbeit einfließen lassen zu können bzw. sie zu kommunizieren.

Eine enge Verzahnung der Kommunikationsaktivitäten aller Unternehmensbereiche macht diese schlagkräftiger – eine Vernetzung erfordert allerdings einiges an Abstimmungsaufwand. Die Qualität dieser Abstimmungsprozesse ist von hoher Bedeutung, um wertvolle Ressourcen nicht sinnlos zu binden.

Auch im Bereich der Marketing-Meetings gilt der Grundsatz: „So viel wie nötig und so wenig wie möglich“.

Folgende Arten von Meetings sind in den meisten Marketingabteilungen anzutreffen:

1. Team-Meetings

Marketinginterne Team-Meetings finden in vielen Unternehmen wöchentlich statt, um das Team über aktuelle Themen zu informieren und einzuschwören.
Inhalte dieser Team-Runden können u.a. sein:

• Allgemeine Status Updates und Entwicklungen
• Ankündigungen und aktuelle Themen
• Organisatorisches

2. Projektbezogene Treffen und Arbeitsmeetings

In Projektmeetings treffen sich alle Mitarbeiter eines Projekts, wie beispielsweise einer Messeplanung, und tauschen Informationen zum aktuellen Stand und Fortschritt aus.
Inhalte solcher Meetings können u.a. sein:

• Status Reports / Projektberichte
• Klärung offener Projektpunkte und Fragen
• Verteilen von Verantwortlichkeiten und Aufgaben

3. Strategie-Meetings

Die Erarbeitung und Weiterentwicklung der Unternehmens- und Marketing-Strategien ist bei Strategie-Meetings der besondere Fokus. Solche Treffen finden eher in größeren Abständen statt, wie etwa im Rahmen der jährlichen Marketing-Planung oder als Auftakt größerer Kampagnen oder Entwicklungs-Projekte. Strategie-Meetings sind kreative Arbeitsmeetings und dauern oft zwischen 4-8 Stunden.
Inhalte solcher Meetings können u.a. sein:

• Review der bisherigen Strategie
• Eruierung von Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Strategien
• Entwicklung neuer Strategien

4. Redaktionskonferenzen

Onlinepräsenzen und insbesondere Social Networks müssen regelmäßig mit spannenden und aktuellen Inhalten befüllt werden. Welche Themen, News und Beiträge publiziert werden sollen, wird in Redaktionskonferenzen geklärt. Aufgrund der Schnelllebigkeit und Aktualität von Informationen, treffen sich in vielen Unternehmen die Redaktionsteams wöchentlich oder sogar täglich.
Inhalte solcher Arbeitstreffen können u.a. sein:

• Abstimmen der Aktions- und Redaktionspläne
• Fachlicher Austausch
• Themenabsprache und Brainstorming

Lese-Tipp: Die Macher von Zielbar.de haben im Beitrag “Der Workflow im Redaktionsteam” ihren Redaktionsprozess sowie den Ablauf Ihrer Redaktionssitzungen vorgestellt. Hinweis vom 11.01.2019: Dieser Beitrag ist leider nicht mehr online.

5. Reportings

Analysen und Auswertungen werden im Marketing nicht immer nur digital zur Verfügung gestellt (z. B. in Dashboards oder per E-Mail), sondern auch in persönlichen Treffen vorgestellt, ausgewertet und diskutiert. Je nach Inhalt finden diese Treffen wöchentlich, quartalsweise oder im Rahmen der Planung einmal jährlich statt.
Inhalte solcher Meetings können u.a. sein:

• Vorstellung aktueller Erhebungen, Zahlen und Ergebnisse
• Interpretation der Daten
• Eruierung von Gründen für Performanceverluste oder Misserfolge
• Ableiten von Maßnahmen

6. Brainstormings

Im Marketing müssen natürlich auch kreative Ideen entwickelt werden. Hierzu finden sich die Mitarbeiter anlassbezogen zusammen, um mithilfe diverser Kreativtechniken geniale Kampagnen, Inhalte und neue Ideen zu entwickeln.
Inhalte solcher Kreativ-Meetings können u.a. sein:

• Entwickeln neuer Ideen
• Finden von Lösungen für aktuelle Probleme
• Weiterentwicklung aktueller Produkte, Aktionen, Inhalte

7. Abteilungsübergreifende Abstimmungsrunden

Abstimmung mit dem Vertrieb, der Produktentwicklung oder Teilnahme an Management-Meetings – Marketing hat viele Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen und muss sich mit diesen regelmäßig abstimmen und Informationen austauschen.
Mögliche Gremien und Inhalte können u.a. sein:

• Management-Meetings
• Abstimmung mit andern Unternehmensbereichen, wie Sales, F&E, Produktion, etc.
• Internationaler Austausch mit Tochtergesellschaften und Niederlassungen
• Reportings
• Status Updates und Information über aktuelle Projekte

8. Abstimmungen mit Externen

Nicht nur unternehmensintern sind Abstimmungen nötig. Auch externe Dienstleister und Agenturen müssen entweder in Projekt- oder Kreativmeetings eingebunden oder separate Abstimmungsgremien geschaffen werden.
Inhalte solcher Agenturtreffen können u.a. sein:

• Planungs- und Review-Meetings mit Dienstleistern
• Status Updates
• Vorstellung und Diskussion neuer Entwürfe und Ideen
• Gemeinsames Brainstorming
• Feedbackgespräche und Verhandlungen

… u.v.m

Es gibt also viele Gründe, sich abzustimmen. Durch eine gute Vorbereitung werden diese Meetings vom Zeitfresser zum wertvollen Management-Instrument.

Meetings vorbereiten – folgende Punkte gehören dazu

Als Organisator der Treffen müssen Sie Verantwortung übernehmen und durch eine gute und strukturierte Vorbereitung dafür sorgen, dass Meetings schnelle und Wirksame Instrumente des Wissenstransfers werden. Folgende Aufgaben und Überlegungen gehören zur Organisation:

Art und Ort des Meetings festlegen

Heutzutage gibt es unzählige technische Möglichkeiten, sich abzustimmen. Muss es immer ein persönliches Treffen sein, für das ggf. Anfahrtszeiten oder Raumkosten entstehen? Prüfen Sie also zunächst, in welcher Form das Treffen stattfinden soll:

• Telefon- oder Video-Konferenz?
• Web-/ bzw. Online-Meeting?
• Chat? E-Mail-Konversation?
• Persönliches Treffen?

Wählen Sie einen passenden Ort aus. Selbstverständlich gehört das reservieren der gewünschten Räumlichkeiten ebenso zur Vorbereitung wie die Überprüfung des Raum-Set-Ups.

• Welcher Ort ist für alle Teilnehmer gut und schnell zu erreichen?
• Soll ein interner Besprechungsraum genutzt werden oder ggf. ein Tagungsraum in einem Hotel angemietet werden?
• Bietet der gewünschte Ort entsprechende Ruhe, um ein effizientes Meeting gestalten zu können?
• Ist der Raum zur gewünschten Zeit verfügbar und verbindlich gebucht?
• Ist der Raum groß genug?
• Welche Bestuhlung ist gewünscht und sinnvoll?
• Steht entsprechende Technik zur Verfügung? (z. B. Beamer? Flipchart?)

Teilnehmerkreis konkret definieren

Besprechungen werden dann zum Zeitfresser, wenn Teilnehmer eingeladen sind, die eigentlich nicht wirklich dabei sein müssen, weil sie weder eine Entscheidung treffen, noch aktiv mitwirken können. Laden Sie also nicht wahllos alle ein, sondern bestimmen Ihren Teilnehmerkreis ganz genau.

Fragen Sie sich, ob Ihre Teilnehmer…:

• Über die benötigte Sach- und Fachkompetenz verfügen
• Entscheidungen treffen können
• Aus formalen Gründen dabei sein müssen
• Auf diesem Wege Informiert werden müssen
• Erfahrene Problemlöser / Kreative / Strategen sind
• Anderweitig zum Gelingen der Besprechung beitragen können

Bedenken Sie bei der Wahl des Teilnehmerkreises auch, dass Meetings mit mehr als 8 Teilnehmern schnell ineffizient werden, denn jeder beansprucht eine gewisse Redezeit im Meeting.

Weniger ist mehr – je mehr Teilnehmer bei einem Meeting dabei sind, desto schwieriger und langwieriger wird es. Achten Sie auf kleine Runden.

Zeitpunkt bestimmen und rechtzeitig einladen

Zwölf Uhr mittags ist bei allen der Kalender so schön leer, also dort das Meeting terminieren? Oder am besten nach 17 Uhr, weil Sie dann so schön viel Zeit haben? Wenn Sie Ihre Kollegen mögen, dann legen Sie Ihre Termine nach Möglichkeit nicht in Pausen- oder Feierabendzeiten.
Definieren Sie zudem, wie viel Zeit Sie für das Meeting veranschlagen wollen und legen Start und Endtermin fest.

Selbst wenn noch keine ganz konkrete Agenda steht, können bereits vorab Terminblocker versendet werden, um den Wunschtermin in den Kalendern aller Beteiligten zu reservieren. Bedenken Sie außerdem: ist die Vorlaufzeit zu kurz, leidet die Vorbereitung.

Auch regelmäßige Abstimmungsrunden und Jour Fixe gehören als Terminblocker in die Kalender aller Teilnehmer. Geben Sie auch eventuelle Terminabsagen oder Verschiebungen rechtzeitig bekannt.

Bei Regelterminen ist es sinnvoll, den Nutzen sowie Rahmen in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen. Manchmal sind solche Termine irgendwie „schon immer da“, aber der konkrete Nutzen ist fragwürdig.

Folgende Informationen gehören in die Einladung:

• Thema – Worum geht es genau?
• Einladender – Wer lädt ein?
• Zeit – Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende
• Ort – Ort/Adresse und Raum, ggf. Zugangsdaten
• Agenda – Tagesordnungspunkte und Ziele
• Team – Teilnehmer inkl. deren Funktion und Rolle
• Vorbereitung – erwartete Vorbereitung der Teilnehmer für das Meeting
• Rückmeldung – Möglichkeiten der An-/ bzw. Abmeldung

Agenda setzen und kommunizieren

Damit sich die Beteiligten optimal auf den Termin vorbereiten können, sollte eine Agenda im Vorfeld definiert und entsprechend rechtzeitig zusammen mit notwendigen Unterlagen kommuniziert werden. Die Agenda dient während des Meetings auch als roter Faden und sorgt dafür, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Im Idealfall sind in der Agenda nicht nur die geplante Länge des Termins enthalten, sondern bereits Zeiten für einzelne Tagesordnungspunkte fixiert. Somit weiß jeder, wie viel Zeit für sein Thema zur Verfügung stehen wird bzw. wie viel Redezeit ihm bleibt. Achten Sie darauf, dass nicht zu viele Themen auf die Agenda gesetzt werden und fokussieren sich auf die wichtigsten Punkte, um die Agenda nicht unnötig aufzublähen.

Neben der Agenda empfiehlt es sich, konkrete Ziele für das Meeting zu definieren. Mit welchem Ergebnis wollen Sie das Meeting schließen? Welche Informationen soll jeder Teilnehmer erhalten haben? Welche Entscheidung soll getroffen worden sein?

Auch für Regeltermine sollte jeweils vorab eine Agenda erstellt werden. Oftmals schleicht sich bei regelmäßigen Jour-Fixe-Terminen ein, dass diese ohne Agenda und konkrete Zielstellung durchgeführt werden. Es wird sich „einfach so mal schnell“ zusammengesetzt. Auch hier sollte aber vorab der Inhalt geplant werden, um wertvolle Zeit- und Personalressourcen nicht zu verschwenden.

Einen Moderator /Terminverantwortlichen bestimmen

Egal ob Entscheidungs-, Kreativ- oder Informationsmeeting: Bestimmen Sie einen Moderator, bzw. Terminverantwortlichen. Dieser trägt beispielsweise dafür Sorge, dass die Veranstaltung pünktlich beginnt, die Redezeiten eingehalten werden, die Agenda verfolgt oder Ergebnisse visualisiert und dokumentiert werden.

Legen Sie fest, ob der Terminverantwortliche zudem für die Protokollierung und Nachbereitung verantwortlich ist oder ob im Rahmen des Meetings bestimmt wird, wer diese Aufgaben inne hat.

Für das Protokoll sollte eine Vorlage zur Verfügung stehen, die die Informations- und Ergebnissammlung vereinfacht. Außerdem hat sich eine Visualisierung der Aufgaben und Ergebnisse mittels Flipchart während des Meetings als hilfreich erwiesen. Alle Teilnehmer sehen die Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse unmittelbar während des Meetings. Ein Foto des Flipcharts dient als Besprechungsnotiz – das spart Arbeit im Nachgang.

Gemeinsame Besprechungsregeln etablieren

Gute Organisationen haben bereits gemeinsame Meeting-Regeln definiert. Ist dies in Ihrem Unternehmen nicht der Fall, können Sie dennoch für Ihre Marketing-Meetings individuelle Regeln aufstellen. Diese gemeinsamen Spielregeln sorgen für einen besseren und effizienteren Ablauf.

Folgende Regeln können beispielsweise Bestandteil der Besprechungskultur sein:

• Alle Teilnehmer erscheinen vorbereitet zum Meeting
• Pünktlich sein (pünktlich starten, Redezeit einhalten, pünktlich schließen
• Telefone und Computer ausschalten und nur, wenn nötig, für das Thema nutzen
• Aktiv teilnehmen – Teilnehmer, die nichts beitragen werden aus der Einladungsliste entfernt
• Gegenseitiger Respekt (Ausreden lassen, ernst nehmen, Umgang mit Kritik)
• Störungen werden nur in dringenden Fällen akzeptiert und es werden keine Nebengespräche geführt
• Regelung zu Pausen
• Regelungen zu Redebeiträgen
• Etc.

Papier ist geduldig. Besprechungsregeln müssen nicht nur zusammengestellt, sondern auch kommuniziert, durchgesetzt und gelebt werden.

Für optimale Rahmenbedingungen sorgen

Klären Sie vorab, ob der gebuchte Tagungsraum über die benötigte Ausstattung verfügt. Werden beispielsweise ein Flipchart oder ein Beamer benötigt? Ist klar, wie die Technik funktioniert und wer bei Problemen helfen kann? Nichts ist zeitfressender und störender als das minutenlange Lösen von technischen Problemen zu Beginn eines Meetings.

Bei längeren Meetings sollte für Verpflegung gesorgt werden. Machen Sie es aber nicht zu gemütlich, denn Kuchen, Kekse und Kaffee können durch den „Gemütlichkeitsfaktor“ auch schnell zu einer Verlängerung des Treffens führen.

Tools sinnvoll einsetzen

Auf dem Markt gibt einige nützliche Werkzeuge für eine effiziente Kollaboration. Prüfen Sie, ob der Einsatz bestimmter Tools Sinn macht, um Ihre Meetings noch wirkungsvoller zu gestalten.
Beispielsweise könnte man Tools zur Erstellung flexibler Meeting-Protokolle einsetzen (z. B. Minutes.io) oder Mindmapping-Tools zur Visualisierung bestimmter Sachverhalte. Auch für die Planung und Organisation von Meetings gibt es Tools, wie beispielsweise meetin.gs.

Lese-Tipp: Im Beitrag “20+ kostenfreie Tools, die den Marketing-Manager-Alltag erleichtern” haben wir diverse Tools zusammengetragen, die den Marketing-Alltag erleichtern.

Konkrete Entscheidungen und Aufgaben

Machen Sie zu Beginn jedes Meetings noch einmal das Ziel für alle klar: Warum sitzen Sie zusammen? Muss eine Entscheidung getroffen werden? Soll eine gemeinsame Idee entwickelt werden oder handelt es sich um ein Informations-Meeting?
Dokumentieren Sie getroffene Entscheidungen! Beispielsweise können alle Festlegungen und Aufgaben während des Meetings an einem Flipchart gesammelt und ein Fotoprotokoll anschließend versendet werden.

Lese-Tipp: Ein Template für eine Entscheidungsvorlage finden Sie im Beitrag “Den Chef perfekt überzeugen: Entscheidungsvorlagen (inkl. Template)”

Nachbereitung

Viele Meetings enden mit langen ToDo-Listen, die nicht nachgehalten werden und letztlich im Sande verlaufen. Das führt zu einer gewissen Frustationsrate bei allen Beteiligten. Bestimmen Sie also eine verantwortliche Person, die gesetzte Aufgaben und Termine aktiv nachhält und auch gleichzeitig Folgemeetings einberuft.

Die alles entscheidende Grundsatzfrage

Eins noch: Viele Meetings sind eigentlich unnötig, weil Informationen auch auf anderen Wegen übermittelt werden können. Fragen Sie sich also stets: Brauchen wir dieses Meeting wirklich?

„Es ist schon alles gesagt, nur noch nicht von allen.“ (Karl Valentin)

Zusammengefasst: Checkliste für effiziente Marketing-Meetings:

1. Überlegen Sie sich genau, ob, wann und in welcher Form ein Meeting nötig ist
2. Laden Sie nur Teilnehmer ein, die Sie wirklich brauchen
3. Reduzieren Sie die Agenda auf das nötigste/wichtigste
4. Laden Sie rechtzeitig ein und informieren alle Beteiligten über Agenda und erwartete Vorbereitungen
5. Bestimmen Sie einen Moderator bzw. Terminverantwortlichen
6. Vereinbaren Sie Spielregeln und unterbinden das Arbeiten „nebenbei“
7. Starten und beenden Sie das Meeting pünktlich
8. Notieren Sie wichtige Entscheidungen und ToDos und bereiten das Meeting sorgsam nach
9. Überprüfen regelmäßig, ob bestehende Regeltermine weiterhin benötigt werden

Ein paar Tipps zum Schluss….

Bereiten Sie sich selbst so gut wie möglich auf anstehende Termine vor. Das beschleunigt i.d.R. nicht nur den Meetingverlauf, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck.
Halten Sie den aktuellen Marketing-Plan parat, um schnell einen Überblick über anstehende Aktionen und Termine geben zu können.
Auch eine Übersicht aktueller Zahlen sowie der Marketing-Performance sollte schnell zur Hand sein.

Sie sind dran!

Wie sind Ihre Marketing-Meetings strukturiert? Welche positiven aber auch negativen Erfahrungen haben Sie mit Abstimmungsterminen gemacht? Welche Tools nutzen Sie? …
Teilen Sie Ihre Erfahrungen per Kommentar!

 

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