Modernisierung durch ERP-Systeme [Gastbeitrag]

Viele mittelständische Unternehmen stehen vor dem Problem, dass ihre Unternehmensstrukturen immer komplexer werden. Dieser Umstand führt dazu, dass sie verschiedene Software-Programme erwerben, um einerseits den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und andererseits der Flut an Informationen Herr zu werden. Insellösungen bergen jedoch die Problematik, dass sie sich jeweils nur mit einem Teilbereich der Unternehmensstruktur befassen. Dadurch werden die Vorgänge intransparent, kostenintensiv und teilweise nicht steuerbar. Abhilfe schafft ein intelligentes ERP-System. Worum es sich dabei handelt und wie es Ihnen dabei hilft, flexibler, mobiler und vor allem effizienter zu arbeiten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind ERP-Systeme?

Bei ERP-Systemen handelt es sich um sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Systeme, die Ihnen dabei helfen, bestehende Geschäftsprozesse zu optimieren und zentral zu steuern. Eine ERP-Software unterstützt Sie demnach dabei, Ihre Unternehmensziele durch eine bedarfsgerechte Planung aller Ressourcen zu erreichen und den Wertschöpfungsprozess Ihrer Firma effizienter zu gestalten.

ERP-Systeme sind mit einem Warenwirtschaftssystem vergleichbar, denn sie umfassen unter anderem folgende Funktionen:

• Personalwirtschaft
  Darunter fallen beispielsweise Aufgaben wie die Personalplanung oder die Gehaltsabrechnung.
• Finanz- und Rechnungswesen
  Mit ERP stellen buchhalterische Vorgänge kein Problem mehr dar. Das System hilft Ihnen bei der Budgetierung ebenso wie beim Risikomanagement.
• Marketing, Verkauf und Vertrieb
  Dank ERP haben Sie stets Zugriff auf Ihre Kunden-, Mitarbeiter- und Auftragsdaten.
• Materialwirtschaft
  Mit ERP behalten Sie stets den Überblick über alle Warenein- und -ausgänge sowie über Ihren aktuellen Bestand oder Verbrauch.

Gleichzeitig sind ERP-Systeme jedoch viel umfangreicher als ein Warenwirtschaftssystem, denn sie beinhalten in der Regel ebenfalls ein CRM (Customer-Relationship-Management). Dadurch ist es Ihnen jederzeit möglich, auf Preisänderungen oder Kundenwünsche schnell zu reagieren und Ihre Marketing-Maßnahmen auf neue Situationen auszurichten. Gerade im e-Commerce-Bereich kann dies oftmals das Zünglein an der Waage sein, um sich gegen die bestehende Konkurrenz auf dem Markt zu behaupten.

Für welche Unternehmen lohnt sich ein ERP-System?

Sie sollten sich weder die Frage stellen, ab welcher Unternehmensgröße sich der Kauf einer ERP-Software lohnt, noch ob es spezielle Branchen gibt, die vom Enterprise-Resource-Planning mehr profitieren als andere. Denn eine solche Software ist sowohl kleinen und mittelständischen Firmen als auch Großunternehmen oder Start-ups gleichermaßen von Nutzen!

Das Problem vieler Betriebe besteht darin, dass sie für jeden Unternehmensbereich auf eine andere Software zurückgreifen. Diese Insellösungen fördern jedoch ein unstrukturiertes sowie unübersichtliches Arbeiten und erhöhen langfristig automatisch auftretende Fehlerquellen. Dies können Sie durch die Anschaffung eines ERP-Systems verhindern, denn dieses hilft Ihnen dabei, effizienter, transparenter und vor allem prozessoptimierter zu arbeiten!

Welche ERP-Lösung ist die Richtige?

Um das richtige ERP-System für Ihre Anforderungen und Bedürfnisse auszuwählen, sollten Sie sich zunächst bis ins Detail mit der Thematik auseinandersetzen. Dabei helfen Ihnen Ratgeber wie dieser. Es ist ratsam, eine detaillierte Prozessanalyse durchzuführen, um

• potenzielle Schwachstellen in den Abläufen zu erkennen,
• den IST-Zustand herauszufinden
• und die optimierten SOLL-Prozesse klar zu definieren.

Entscheidend dabei ist, dass Sie sich ausschließlich auf die relevanten Wertschöpfungsprozesse beschränken und nicht unnötig Ressourcen verschwenden. Am Ende können Sie detailliert festlegen, welche Probleme Sie lösen wollen und an welchen Stellen Ihrer Arbeitsprozesse sowie Ihrer Ressourcenplanung Optimierungsbedarf besteht. Anhand dieser Punkte leiten Sie die für Sie notwendigen Funktionen Ihrer individuellen ERP-Software ab.

Wichtig bei der Wahl Ihrer ERP-Lösung ist außerdem die Möglichkeit, das System jederzeit Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen zu können. Denn mit der Größe Ihres Unternehmens wächst auch die Komplexität der durchgeführten Prozesse. Dies wiederum bedeutet, dass der Funktionsumfang gleichermaßen ansteigt, weshalb Sie mit Ihrer ERP-Software schnell auf die geänderten Anforderungen reagieren können müssen.

Nur so können Sie von folgenden Vorteilen eines ERP-Systems profitieren:

• Effiziente und zentrale Steuerung aller Unternehmensprozesse durch eine einzige Software
• Mehr Flexibilität sowie Mobilität
• Höhere Vernetzung
• Schnelleres Reagieren auf Veränderungen in den Bereichen Markt, Marketing und Kundenbeziehungen
• Weniger Fehlerquellen
• Deutlich mehr Transparenz
• geringerer administrativer Aufwand
• bessere Kostenkalkulationen

Darüber hinaus haben Sie die Wahl zwischen einer On-Premise- oder einer Cloud-Lösung:

• On-Premise-Software wird lokal auf Ihrem Server installiert. Die notwendige Hardware wird nicht vom Anbieter bereitgestellt. Reparatur, Wartung und Pflege obliegen Ihrer Verantwortung.
• Cloud-ERP ist eine sogenannte SaaS (Software-as-a-Service). In diesem Fall liegen Ihre Daten in einem externen Rechenzentrum.

Start-ups und kleinen Unternehmen ist eine Cloud-ERP-Lösung empfehlenswert. Diese ist kostengünstiger, weil einerseits keine eigene Hardware notwendig ist und sie andererseits deutlich flexibler ist als ein On-Premise-System. Prinzipiell lohnt sich jedoch für jede Unternehmensgröße eine Cloud-Lösung. Denn sie ermöglicht es Ihnen, jederzeit Lizenzen zuzukaufen oder bei Bedarf wieder zu kündigen – Sie können das ERP-System demnach problemlos Ihrer aktuellen wirtschaftlichen Situation anpassen.

Ein großer Faktor bei der Entscheidung ist und bleibt jedoch die Frage nach dem Datenschutz. Bei einer Cloud werden nicht nur die Daten des Unternehmens, sondern auch die des bestehenden Kundenstammes auf einem externen Server gelagert. Bei einem On-Premise-System erfolgt die Verwaltung jedoch auf den eigenen Systemen. Gerade im Hinblick auf die im Mai 2018 in Kraft tretende neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sollten sich Unternehmen mit dieser Thematik genauer auseinandersetzen. Geschäftspartner und Kunden haben nun die Möglichkeit, ihre Daten von den Unternehmensservern löschen zu lassen, sobald eine Datenverarbeitung nicht mehr notwendig ist. Es stellt sich daher die Frage, inwiefern dies bei einer externen Cloud möglich ist! Die neue Verordnung besagt jedoch auch, dass sich ausländische Unternehmen ebenfalls an diese Regelung zu halten haben. Dies ist sinnvoll, wenn die Anbieter einer Cloud-ERP ihren Sitz im Ausland haben. Sobald der Datenaustausch außerdem deutsche Bundesbürger betrifft, tritt zusätzlich die Bestimmungen der hiesigen Datenschutzverordnungen in Kraft.

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