Checkliste für die Agentur-Auswahl

„Make or Buy“ – dieser wichtigen Frage stehen viele Unternehmen gegenüber. Gerade für Kreativleistungen oder Arbeiten, bei denen Spezial-Know-How erforderlich ist, greifen viele Unternehmen auf Agenturen und externe Dienstleister zurück. Doch wie findet man den passenden Dienstleiter? Welche Kriterien sind zu berücksichtigen?

Erst das Briefing, dann die Anfrage

Wichtig: Bevor Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Werbe-Agentur machen, sollten Sie die Rahmenbedingungen und Anforderungen bereits intern abgesteckt und in Form eines Briefings niedergeschrieben haben. Denn nur, wenn Ihre Ziele und Anforderungen feststehen, kann der perfekte Dienstleister zur Unterstützung gesucht und gefunden werden.

Agenturauswahl – So gehen Sie vor:

Setzen Sie intern Ihr Projekt auf und legen zunächst in einer internen Abstimmung fest, welches Ziel erreicht werden soll, welche Aufgaben extern erledigt werden sollen und welche Anforderungen an einen externen Dienstleister gestellt werden.
Je konkreter das Briefing an den Dienstleister, umso besser ist i.d.R. das Ergebnis.

Klärung der internen Zielbestimmung

• Für welche konkreten Leistungen die Kreativ-Agentur gebucht werden? Wie lautet die Aufgabenstellung? Was wird intern abgewickelt und welche Aufgaben soll die Agentur genau übernehmen (und welche nicht)?
• Welches Budget steht zur Verfügung? Welche Leistungen erwarten Sie dafür?
• Welche Erwartungshaltung haben Sie und Ihr Management an die Agentur? Was ist Ihnen besonders wichtig und worauf legen Sie wert?

Ihre Anforderungen stellen Sie in einem Briefing zusammen. Diese schriftliche “Einweisung” dient einerseits als Grundstein für Ihren Kriterienkatalog, andererseits dient es der Agentur als Basis für ein Angebot.

Wenn klar ist, was Sie wollen und welche Anforderungen und Erwartungen an den Dienstleister gestellt werden, können Sie mit Ihrer Recherche beginnen und die Agenturen u.a. nach den folgenden Kriterien aussuchen bewerten:

Allgemeine Auswahlkriterien

• Welchen Agenturtyp suchen Sie? Handelt es sich um eine Full-Service-Agentur oder soll der Dienstleister auf bestimmte Leistungen oder Bereiche spezialisiert sein (z. B. Webdesign, Direktmarketing)?
• Wo ist der Standort der Agentur – sind Ihnen kurze Wege bei einer persönlichen Abstimmung wichtig?
• Wie groß und alt ist die Agentur und über welche Niederlassungen verfügt sie? Wo liegt der Betreuungsfokus: regional, deutschlandweit oder sogar länderübergreifend? Über welche Erfahrung und Historie verfügt die Agentur? Über wie viele Mitarbeiter mit welchen Kompetenzen verfügt sie?
• Welchen Ruf genießt der Dienstleister und wie bekannt oder unbekannt ist er? Haben Sie über den Dienstleister eventuell schon häufiger in der Fachpresse gelesen? Welche Bewertungen und Stimmen existieren online?
• Verfügt die Agentur über bestimmte Zertifizierungen und Verbandsmitgliedschaften?
• Wie Flexibel reagiert die Agentur auf Kundenwünsche? Oder stellt sie nur Standardpakete zur Verfügung?
• Welchen ersten Eindruck haben Sie von der Agentur? Präsentiert sie sich selbst gut und finden Sie die Agentur Sympathisch?

Kompetenzen und Arbeitsweise

• Hat die Agentur bereits Branchenerfahrung? Wie ist die Kundenstruktur?
• Welche Referenzen präsentiert die Agentur? Wurde Ihnen die Agentur bereits empfohlen?
• Über welche fachliche und soziale Kompetenz verfügen die Mitarbeiter – speziell die Mitarbeiter, die später eng mit Ihnen in Verbindung stehen werden (z. B. Projektleiter).
• Welche Kompetenzschwerpunkte gibt die Agentur an? Wo liegen die Stärken und Schwächen?
• Wie ist die Arbeitsweise der Agentur? Erfolgt die Projektdurchführung strukturiert und professionell? Werden Absprachen und Termine zuverlässig eingehalten?
• Welches Marketingverständnis hat die Agentur?
• Über welches technische Know-How und welche Ausstattung verfügt der Dienstleister?

Kreative Ausarbeitung

• Verfügt die Agentur über einen gewissen Ideenreichtum bei der Konzeption und Umsetzung?
• Passt der Stil der Agentur zum Unternehmen?
• Ist eine CD-Treue und Konsistenz der Arbeiten erkennbar?

Netzwerk

• Welche Beziehungen hat die Agentur z. B. zu Druckereien, Medien und sonstigen Lieferanten?

Konditionen und Preise

• Entspricht das Angebot der Agentur Ihrem Briefing und somit Ihren Anforderungen? Sind alle gewünschten Leistungen enthalten?
• Welche Tagessätze bzw. welche Preise ruft die Agentur auf? Liegen die Kosten im Rahmen Ihres Budgets? Ist das Preis-Leistungsverhältnis gerechtfertigt?
• Ist klar, wie sich das Honorar der Agentur zusammensetzt?
• Herrscht Klarheit und Transparenz hinsichtlich Urheberrechtsabtretungen und Nutzungsrechten?

Bauchgefühl und Agentureindruck

• Welchen ersten Eindruck hat die Präsentation hinterlassen? War der Kontakt eher sympathisch oder unsympathisch? Stimmte die „Chemie“?
• Wurde auf Sie und Ihre Bedürfnisse und Wünsche eingegangen?
• Fühlen Sie sich von der Agentur verstanden?
• Konnte Sie die Agentur überzeugen?

Nicht jedes Kriterium ist für jedes Unternehmen gleichermaßen relevant und selbstverständlich erhebt diese Zusammenstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Überlegen Sie, auf welche Kriterien Sie besonders großen Wert legen und gewichten Sie diese.
Es empfiehlt sich die Kriterien in einem Kriterienkatalog (z.B. Excel-Matrix) zusammenzustellen. Das gibt Struktur und Übersicht und so lassen sich die Agenturen später besser vergleichen.

Archivieren Sie Ihren Kriterienkatalog – diesen können Sie bei einer erneuten Recherche wieder verwenden.

 

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