SEPA schlägt KTNR und BLZ

Die Umstellung auf SEPA ist beschlossene Sache: Ab Februar 2014 löst die SEPA-Lastschrift die nationalen Lastschriftverfahren in den Euro-Ländern endgültig ab. Jedes Unternehmen muss sich darauf einstellen und einige Vorbereitungen treffen. Aber die Umstellung betrifft nicht nur den Zahlungsverkehr und damit die Buchhaltung, sondern hat auch signifikante Auswirkungen auf das Marketing!

Planen Sie die SEPA-Umstellung rechtzeitig! Erstellen Sie am besten einen individuellen Zeit- und Umsetzungsplan in Form einer Checkliste mit allen Anzupassenden Dokumenten und legen fest, wer bis wann welche Aufgabe in diesem Zusammenhang zu erfüllen hat.

Was muss das Marketing im Rahmen der SEPA-Umstellung beachten?

• Geschäftsausstattung und Formulare – Die Angabe von Kontonummer und Bankleitzahl reichen zukünftig nicht mehr aus und werden durch IBAN und BIC ersetzt. Die Fußzeilen Ihrer Briefbögen, E-Mail-Signaturen, Ihre Rechnungsformulare, Angebote, Mahnroutinen und andere Dokumente, auf denen Sie bisher Ihre Bankverbindung kommunizieren, sind demnach anzupassen. Prüfen Sie auch Ihre rechtlichen Geschäftsdokumente, wie AGB und Impressum und passen Sie diese bei Bedarf an. Planen Sie diese Anpassungen rechtzeitig und stimmen Sie Ihre Druckereibestellungen der Geschäftsausstattung beispielsweise entsprechend ab.
• Interne Kommunikation – Vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter über die Anpassung der Formulare und Dokumente sowie Formvorschriften und geänderte Prozesse zu informieren, ansonsten laufen Sie Gefahr, dass veraltete Vorlagen weiterhin im Umlauf bleiben und versehentlich genutzt werden und Fehler passieren.
• Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern – Sie müssen Ihre Kunden und Geschäftspartner über eventuelle neue Verträge, Formulare, Mandatsänderungen und Abläufe zu informieren. Denken Sie auch daran: Nicht nur Sie müssen Ihre IBAN und BIC kommunizieren, sondern auch die entsprechenden Informationen von Kunden du Partnern einfordern.
• Datenbank – Die Stammdaten Ihrer Kunden und Geschäftspartner sowie Lieferanten müssen für SEPA um IBAN und BIC ergänzt werden!
• eCommerce – Insbesondere in Online-Handel sind Lastschriftverfahren üblich, da für den Online-Händler vergleichsweise geringe Kosten anfallen. Für die Lastschrift-Einzüge gelten zukünftig die SEPA-Regeln. Die Shop-Systeme sowie Online-Formulare müssen entsprechend angepasst werden!

Weitere Infos zu SEPA:

• Der Branchenverband BITKOM hat einen SEPA-Leitfaden erstellt
• Ergänzende Unterlagen, Tipps und Veranstaltungshinweise zum Thema SEPA finden Sie auf www.sepa-wissen.de.
• Die Informationsseite der Deutschen Bundesbank zum Thema SEPA finden Sie unter: www.sepadeutschland.de

 

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